Briefwechsel zwischen großen Denkern wurden zum Kulturgut. Denken Sie mal an Goethe und Eckermann. Der kaufmännische Brief war in der Vergangenheit auch eher schwer verdauliche Kost. Er war zu lang, zu detailreich und voller Floskeln, die zum Teil der Höflichkeit dienten und zum Teil zum Eindruck schinden. Platzhirsche mussten ihr Revier verteidigen und Blaublütler ihrer Herkunft gerecht werden.
Macht- und Abstammungsbeweise passen nicht mehr ins 21. Jahrhundert. Kaufleute heutzutage sind angehalten, ihre Schreiben kurz und pragmatisch zu verfassen. Wie geht das? Es gibt doch immer so Vieles, was man seinem Geschäftspartner mitteilen muss.
Beginnen Sie mit einer klaren Briefstruktur. Ein Schreiben, das nicht langweilt und nicht zum Aussteigen animiert, kommt mit drei Absätzen aus, bei denen keiner mehr als drei Sätze hat. Voraussetzung für diese Sätze ist, sie dürfen nicht verschachtelt sein, sprich: das dritte Komma ist schon zu viel.
Was hat nun drin zu stehen in jedem dieser drei Absätze?
Im ersten Absatz ist die Ausgangssituation zu schildern, warum Sie dieses Schreiben verfassen. Dies ist die Basis des modernen Geschäftsbriefes.
Der zweite Absatz dient dazu, ein Anliegen vorzubringen. Sie schildern, warum Sie mit dem Geschäftspartner eine Abmachung erzielen wollen. Das kann ein Angebot, ein Auftrag oder auch eine Mahnung sein. Selbst Äußerungen der Kritik am Fortgang eines Projektes passen in diese Passage rein.
Ihrem Gegenüber teilen Sie im letzten Briefabschnitt mit, was Sie nun von ihm erwarten, – ein Handeln, eine Zahlung, eine Rücknahme oder, dass er Ihnen noch eine Frist für Ihre Lieferung, Leistung oder Zahlung einräumt.
Äußern Sie sich klar und lassen Sie Ihrem Gegenüber möglichst keine Alternativen für seine Reaktionen. Wenn Sie einen in Verzug geratenen Lieferanten noch erst fragen, ob er in 14 Tagen oder einem Monat liefern kann, wird das den Lieferprozess nur verlangsamen. Da Schriftstücke juristisch eine größere Rolle spielen als beispielsweise Telefonate, sollten Sie die Kontaktmedien strategisch auswählen: Wichtiges kurz und schriftlich, – Kleinteiliges detailliert und mündlich.