Ein Newsletter ist ein Medium, wie es gerne zwischen Lieferanten und Kunden eingesetzt wird. Der geht auch ganz einfach: Ein paar Adressen hintereinander geschrieben, etwas Text geschrieben und schon geht die Post ab. Haben Sie aber schon mal daran gedacht, was man dabei alles falsch machen kann? Schnell hat man gegen Gesetze oder Gepflogenheiten verstoßen oder der Newsletter wandert gleich in den Papierkorb. Was sind die gravierendsten Fallstricke beim Thema Newsletter?
Das Weglassen eines Eintrages in der Betreffzeile gilt bereits bei E-Mails als unhöflich. Beim Newsletter ist das ‚Vergessen‘ des Betreffs tödlich und oft ein Grund, im Spam-Filter zu landen oder im Papierkorb des Empfängers. Ihr potenzieller Kunde sollte sofort beim Erhalt eines Newsletters erkennen, dass er nützlich für ihn (oder sie) ist. Stellen Sie bereits in der Betreffzeile den Bezug her.
Viele Newsletter sind schlicht unübersichtlich, vom Text her zu lang, der Leser verliert schnell die Lust, weiterzulesen. Deshalb: Gliedern Sie Ihren Newsletter und veröffentlichen Sie per Inhaltsverzeichnis gleich nach einer persönlichen Ansprache, was den Empfänger erwartet. Dann kann er gegebenenfalls zu den für ihn interessanten Punkten hinunterscrollen.
Ihr Newsletter sollte nicht nur mit dem Inhaltsverzeichnis glänzen sondern auch im gesamten Aufbau leicht zu überschauen sein. Dazu gehören kurze Absätze, Leerzeilen vor jedem neuen Gedanken und die Zielsetzung des Absenders muss erkennbar sein. Denken Sie daran, dass jeder heute täglich mehrere Newsletter erhält. Stehlen Sie ihm nicht die Zeit.
Wenn die Themenvielfalt Ihnen bereits zu umfangreich erscheint, verschieben Sie einzelne Themen auf die nächste Ausgabe. Nicht alle Themen werden tagesaktuell sein. Auch wenn andere Newsletter-Profis anderes vorschlagen, ich rate dazu, Newsletter immer als „plain-text“ mit der E-Mail verschicken und dabei auch auf HTML-Codes zu verzichten. Befindet sich der Newsletter im Anhang oder in einem Bildformat, dass man erst freigeben muss, wird der Rundbrief oft nicht gelesen, auch weil die Empfänger Angst vor Viren haben könnten.
Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers: Würde Sie in dessen Situation Ihr Newsletter interessieren? Oder haben Sie das Schreiben überladen oder falsch herum aufgebaut.
Nutzen Sie Bilder (Fotos, Zeichnungen, Logos) in Ihrem Newsletter, dann achten Sie darauf, dass diese zum Text passen (und umgekehrt).
Kommen in Ihrem Text Hyperlinks vor, sollte der Empfänger an Text und Link erkennen, wohin Sie ihn leiten möchten. Ein reines „Weiter…“ genügt nicht.
Rechtlich ist es so, dass Sie nur Personen und Unternehmen oder Behörden anschreiben dürfen, die Ihnen das schriftlich gegeben haben, entweder auf Ihrer Homepage oder bei persönlichen Begegnungen (Messe, Netzwerkabend, etc.) per Listeneintrag. Genauso wichtig ist der Hinweis, wie man den Newsletter abbestellen kann. Die Position dafür ist am Ende des Rundbriefes und nicht am Anfang. Schließlich muss jeder Newsletter auch ein vollständiges Impressung enthalten, denn, – falls Ihr Newsletter auf Interesse gestoßen ist, – wollen Sie ja auch aufgesucht, angeschrieben oder angerufen werden. Lassen Sie dem Empfänger dazu jede Freiheit.